Facturación por licencias, explicada: cómo auditar puestos y cancelar de verdad un plan de equipo

Un plan de equipo se le cobra a una sola persona — la propietaria del espacio de trabajo — y nada de lo que haga quien se marcha con su propia cuenta detiene ese cobro. Ese detalle rompe casi todos los consejos de cancelación que hay por ahí, escritos dando por hecho que quien paga y quien usa la cuenta son la misma persona. En un plan por puestos casi nunca lo son, y ese hueco es por donde se escapa el dinero.

Esto es un recorrido por cómo funciona de verdad la facturación por puestos en cuatro herramientas habituales en una pyme: Canva Business, Figma Professional, GitHub Copilot Business y 1Password. Cada una responde distinto a las mismas cuatro preguntas: a quién se factura, qué pasa cuando alguien entra a mitad de ciclo, qué recuperas cuando alguien se va y en qué orden hay que hacer las cosas. Al final hay una hoja de auditoría que asigna responsable y fecha de revisión a cada puesto pagado.

Última revisión: 13 de septiembre de 2026. Todos los precios y reglas de facturación se leyeron el 28 de agosto de 2026 en la página de precios o el centro de ayuda del propio proveedor, enlazado junto a cada afirmación. Los precios en euros son los que muestran Canva, Figma y 1Password para España; GitHub publica Copilot en dólares. Las reglas de puestos cambian más a menudo que los precios: comprueba el enlace antes de actuar sobre una cifra.

La factura lleva un solo nombre

Todo plan por puestos se reduce a una única identidad de facturación, y solo esa identidad puede reducir la factura:

• Canva. La persona propietaria o administradora del equipo. La página de cancelación incluye «no estás en el equipo que tiene la suscripción» entre los motivos habituales por los que falla una cancelación.
• Figma. Los administradores del equipo en el plan Profesional; los de la organización en Organización y Empresa. Un miembro normal puede pedir un puesto, pero solo un administrador puede aprobarlo, bajarlo o quitarlo.
• GitHub Copilot Business. La organización, desde Settings → Billing & licensing → Licensing o Settings → Copilot → Access.
• 1Password. La cuenta propietaria y quien tenga permisos de facturación, desde la consola de administración y no desde la app de nadie.

La consecuencia práctica es incómoda. Una diseñadora que se va puede borrar su cuenta de Figma, desinstalarlo todo y no volver a entrar, y su puesto seguirá facturándose hasta que un administrador lo toque. Y si quien montó el espacio de trabajo es precisamente quien se ha marchado, la suscripción sobrevive a la capacidad de cualquiera de cancelarla: por eso transferir la propiedad debería estar en la lista de salida, al lado del portátil y la tarjeta de acceso.

Si lo que estás haciendo es la auditoría completa y no una sola herramienta, la guía de cancelación plataforma por plataforma cubre los pasos a nivel de tienda.

Qué cuesta de verdad un puesto a mitad de ciclo

La palabra «prorrateo» se usa con tanta ligereza que ya no significa nada. En la práctica, estos cuatro proveedores hacen cuatro cosas distintas cuando alguien acepta la invitación el día 12 del mes.

Precios consultados el 28 de agosto de 2026 en las páginas de los propios proveedores: precios de Canva, precios de Figma, documentación de licencias de Copilot y precios de empresa de 1Password.

La trampa del contrato anual de Figma

Una frase de las preguntas frecuentes de precios de Figma merece párrafo propio: si añades puestos de pago durante el contrato anual, Figma cobra una suscripción mensual aparte por esos puestos al precio mensual. Y añade que seguirás recibiendo facturas mensuales por ellos salvo que los integres deliberadamente en la suscripción anual o los elimines.

Léelo como aritmética. Contrataste el anual a 16 € por puesto Full. Incorporas a alguien en el cuarto mes. Ese puesto cuesta 20 € al mes, un 25 % más, y llega en una segunda factura independiente que se renueva cada mes y nunca coincide con tu renovación anual. Dos incorporaciones después tienes tres flujos de cobro para un solo equipo, y la renovación que apuntaste en el calendario solo cubre los puestos originales.

La factura trimestral de Canva en el plan anual

El plan anual de Canva Business tiene una forma que sorprende: haces un solo pago al año, pero Canva te envía una factura cada tres meses. Las altas de los últimos tres meses aparecen en esa factura trimestral, y Canva avisa por correo o dentro de la app tres días antes para que revises el equipo. Si alguna vez te ha aparecido un cargo de Canva en un mes que no esperabas, ese ritmo trimestral suele ser la explicación: la propia ayuda de Canva enumera los descriptores Canva, Canva*invoice_id, APPLE*Canva y GOOGLE*Canva, justo el tipo de línea que traduce nuestro descifrador de descriptores bancarios.

El IVA no es un descuento

Si compras puestos como empresa o autónomo con NIF-IVA válido en la UE, Canva aplica la inversión del sujeto pasivo (artículo 196 de la Directiva 2006/112/CE): no repercute el IVA y verás una nota del tipo «IVA sujeto a inversión del sujeto pasivo». Canva es explícita en el punto que más confunde: el precio anunciado no cambia, y el IVA lo autoliquidas tú. No es una rebaja del 21 %, es un cambio de quién declara el impuesto.

Los puestos ahora traen créditos de IA

La novedad de 2026 es que un puesto ya no es solo acceso: lleva una asignación de créditos de IA. Figma asocia 3.000 créditos al mes a un puesto Full y 500 a los Dev y Collab; GitHub asigna 1.900 créditos de IA por usuario y mes en Copilot Business. Un puesto parado desperdicia una asignación además de una licencia, y la fecha que te importa no siempre es la de cobro, una distinción que desmenuzamos en cuándo cancelar un plan de IA por créditos.

El cálculo del puesto huérfano

Un puesto huérfano es una licencia pagada sin nadie detrás: el colaborador cuyo proyecto acabó, la persona que se fue, el puesto de «lo vamos a necesitar para el rediseño» de un rediseño que se entregó en primavera. Nadie lo cancela porque nadie es su responsable.

Esto es lo que cuesta un solo puesto huérfano si pasa cuatro meses desapercibido. Son cálculos ilustrativos con los precios de lista anteriores, no datos medidos de clientes: si pagas otras tarifas, sustituye las tuyas.

De esa tabla salen dos conclusiones. La primera: la política de reembolso decide cuánta urgencia tiene la auditoría; en Copilot cada día de retraso es dinero gastado, mientras que en 1Password Business suspender el mismo día de la baja no cuesta nada. La segunda: en una tarifa plana no hay puestos huérfanos hasta que cruzas el umbral, lo cual es su propia trampa, porque la undécima incorporación es la cara.

Antes de cancelar del todo, mira si el proveedor permite pausar. Canva deja pausar un plan Pro, Equipos o Business hasta tres meses sin cargos, y en el anual se puede pausar cuando quedan menos de dos meses para la renovación. Es menos común de lo que parece: al revisar los 49 servicios de nuestra base de datos buscando una pausa de facturación real, solo un puñado la ofrecía.

Hacerlo en el orden equivocado

Los planes de equipo castigan los errores de secuencia como nunca lo hace una suscripción personal, porque lo que estás cancelando contiene el trabajo de otras personas.

Quitar a alguien de Canva puede borrar sus diseños

El diálogo de eliminación de Canva ofrece dos botones que no son equivalentes. Transferir diseños y quitar del equipo conserva el trabajo y exige tener activada la transferencia de propiedad. Quitar solo del equipo elimina a la persona y sus diseños por completo. Canva avisa de que quien sale del equipo pierde al instante el acceso a los diseños que creó dentro de él. Cancelar es el caso benévolo: el espacio de trabajo baja a Canva Gratis y se conservan los diseños, el Kit de Marca y las carpetas compartidas. Lo que destruye trabajo es quitar a alguien, así que descarga o transfiere antes de pulsar ese botón.

Figma bloquea el equipo si bajas de plan demasiado rápido

Cancelar la suscripción Profesional baja el equipo al plan Inicial gratuito al final del periodo de facturación; no lo borra. Pero Inicial admite tres archivos de Figma Design y Figma Sites dentro de una carpeta, y una sola carpeta en total. La guía de bajada de plan de Figma es tajante sobre pasarse de cualquiera de los dos límites: con archivos de más te impide editarlos; con más de una carpeta bloquea el equipo entero. Los sitios publicados con Figma Sites se despublican solos. Mueve o exporta los archivos y reduce las carpetas antes de cancelar.

GitHub Copilot se cancela vaciándolo

No hay un botón de cancelar al uso para el plan Copilot Business de una organización. La documentación de GitHub dice que quitar todos los puestos asignados cancela el plan; la ruta es Settings → Billing & licensing → Licensing (o Copilot → Access), poner Copilot Business en Disabled y confirmar la retirada de puestos. Si desasignas un puesto, la persona conserva Copilot hasta el final del ciclo; si lo revocas, pierde el acceso de inmediato. Para una baja, revocar; para un cambio de rol, desasignar.

Borrar una cuenta de 1Password destruye su caja fuerte

1Password documenta el orden de salida por un motivo: transferir los elementos de trabajo a cajas fuertes compartidas y los personales a su propia cuenta, después suspender, después rotar las credenciales a las que tenía acceso y después eliminar. Borrar una cuenta elimina de forma permanente todo lo guardado en su caja fuerte de empleado, sin recuperación posible. Suspender primero sale gratis —a las personas suspendidas no se les factura—, así que no hay ninguna razón económica para correr a eliminar.

Los planes comprados en la tienda de apps hay que mudarlos antes de crecer

Si el plan de Canva se contrató desde el App Store o Google Play, añadir miembros puede exigir cancelar la suscripción de Apple o de Google y volver a contratar desde la web: una migración de facturación completa, con la cancelación hecha en la tienda y no dentro de Canva.

Un plan de equipo no es una compra de consumidor

Merece la pena decirlo porque cambia qué herramientas legales tienes: el artículo 3 del Real Decreto Legislativo 1/2007 define como personas consumidoras a las personas físicas que actúan «con un propósito ajeno a su actividad comercial, empresarial, oficio o profesión». Un autónomo o una pyme que compra puestos para trabajar queda fuera de esa definición, así que el desistimiento de 14 días y el resto del arsenal de consumo que repasamos en la guía de la Ley SAC no te ampara aquí. Te protegen el contrato del proveedor y tu calendario de renovaciones.

Cuatro rutas exactas de pantalla

Canva, Figma, 1Password y GitHub Copilot son cuatro de los 49 servicios para los que SubBuddy mantiene pasos de cancelación: estas rutas las actualizamos, no las miramos una vez.

Canva Business o Equipos

1. Audita la lista. Icono de perfil → Configuración → Personas. Canva señala que cada miembro nuevo ocupa un puesto de pago, así que esa página es la factura en forma de lista.
2. Quita a quien ya no está. Usa el desplegable de rol en el equipo junto a la persona → Quitar del equipo, eligiendo Transferir diseños si su trabajo importa. Revisa también el ajuste de visibilidad del equipo: por defecto, cualquiera con correo de tu dominio puede solicitar unirse, y así es como crecen las listas sin que nadie lo decida.
3. Cancela o pausa. Icono de perfil → Configuración → Facturación → Cancelar plan → Continuar con la cancelación. La opción de pausar vive dentro de ese mismo flujo.
4. Ten claro qué es irreversible. Canva Equipos, el plan antiguo, ya no admite nuevas altas: si lo cancelas, no puedes volver a contratarlo y tendrás que pasar a Pro o Business.

Figma Profesional

1. Arregla primero el ajuste de aprobación. Admin → Settings → Billing → Seat approval settings. Las tres opciones son aprobar todo a mano, aprobar a mano salvo que ya haya un puesto libre (la opción por defecto) y aprobar automáticamente, que compra un puesto nuevo cuando no queda ninguno. Casi todos los puestos sorpresa salen de la tercera.
2. Ajusta el tipo de puesto. No todo el mundo necesita un puesto Full. Los puestos Dev, Collab y el puesto Ver gratuito existen precisamente para que a quien comenta dos veces al mes no se le facture como a un diseñador.
3. Reaprovecha, no solo elimines. Pasar a alguien a un puesto Ver no devuelve dinero, pero deja el puesto pagado libre para otra persona el resto del periodo. Úsalo antes de que termine.
4. Cancela desde Admin → Settings → Cancelar plan, después de mover archivos para que los límites del plan Inicial no te bloqueen.

GitHub Copilot Business

1. Foto de perfil → Organizations → tu organización → Settings.
2. Billing & licensing → Licensing, o bien Copilot → Access.
3. Busca a la persona, marca su casilla, elige Cancel seat y confirma con Remove seats.
4. Para terminar el plan entero, pon Copilot Business en Disabled y confirma la retirada de todos los puestos.

1Password Teams o Business

1. Entra en la consola de administración como propietario o con permisos de facturación.
2. Abre la ficha de la persona → More Actions → Suspend. La facturación se detiene con la suspensión, el acceso también, y es reversible.
3. Completa la transferencia de elementos y la rotación de credenciales antes de eliminar la cuenta.
4. En el Teams Starter Pack, confirma si quitar a alguien cambia algo en la factura antes de dedicarle tiempo.

La hoja de auditoría de puestos

Los puestos huérfanos sobreviven porque un puesto no tiene dueño. Una suscripción sí: alguien aprobó la compra. Un puesto dentro de ella, no, así que nadie se siente responsable del undécimo. La solución es una fila por puesto, no una fila por herramienta.

Pon cada fecha de revisión por delante de la renovación, no encima: en los planes anuales, con margen suficiente para reducir de verdad el número de puestos. Nuestra tabla de antelación para recordatorios de renovación tiene los márgenes, y la plantilla de hoja de cálculo de 21 columnas tiene el esquema si prefieres una hoja a una app. Sea donde sea, revísala dos veces al año y después de cada baja.

Un aviso sobre herramientas: un gestor conectado al banco no ve nada de esto. Ve un cargo de un proveedor, no que ese cargo cubre seis puestos y uno es de alguien que se fue en marzo. El control por puestos es manual por naturaleza, y por eso SubBuddy lo mantiene así: registras lo que pagas de verdad, no lo que un movimiento bancario permite deducir.

Fuentes y alcance

Todo lo anterior se leyó en la documentación de los proveedores el 28 de agosto de 2026. Cuando un proveedor no documenta algo, este artículo lo dice en lugar de rellenar el hueco.

• Canva: tarifas y facturación de Canva Business — factura trimestral en el plan anual y el corte de tres días antes del cobro.
• Canva: cancelar un plan — ruta de cancelación, opción de pausa y qué pasa con el equipo.
• Canva: pausar un plan — pausa de tres meses sin cargos y la ventana de dos meses en los planes anuales.
• Canva: impuesto sobre las ventas — inversión del sujeto pasivo con NIF-IVA válido de la UE.
• Preguntas frecuentes de precios de Figma — la suscripción mensual aparte para los puestos añadidos durante un contrato anual.
• Figma: facturación del plan Profesional — prorrateo al aprobar y sin devolución al bajar a un puesto Ver.
• Figma: subir o bajar de plan — límites de archivos y carpetas del plan Inicial, el bloqueo de edición y la despublicación de los sitios.
• GitHub: cambios de licencia de Copilot — prorrata al añadir, sin reembolsos al quitar, desasignar frente a revocar.
• GitHub: planes de Copilot — los 19 USD por puesto y mes y los 1.900 créditos de IA por usuario de Copilot Business.
• 1Password: política de facturación — cobro prorrateado en 48 horas y sin cargo para personas suspendidas o eliminadas.
• BOE: Real Decreto Legislativo 1/2007, artículo 3 — la definición de persona consumidora que excluye las compras profesionales.